Pharmacy PC: stock, expiry और वापसी
42 सवाल-जवाब · पन्ना 2/2।
Batch नंबर या expiry ग़लत चढ़ गई, कहाँ सुधारें?
Inventory की Edit drug से batch नंबर, expiry या भाव नहीं बदलते; वह दवाई की details बदलता है। ये चीज़ें Purchases से सुधारी जाती हैं, जहाँ वह रसीद भी दिखती है जिससे माल आया था।
पूरा लेख: दवाई की details सुधारना: Edit drug में क्या बदलता है →
Edit drug में दवाई बदलने पर पुराने बिल बदल जाते हैं?
नहीं। Schedule जैसे बदलाव अब से होने वाली बिक्री पर लागू होते हैं और पहले से दर्ज बिल जस के तस रहते हैं। हाँ, बदलाव उस दवाई के हर batch पर लागू होता है।
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Add opening stock कब इस्तेमाल करें?
जब आप काग़ज़ से Lekhavi पर आ रहे हों और अलमारी का मौजूदा माल एक बार में चढ़ाना हो। रोज़ की ख़रीद के लिए नहीं, वह Purchases से चढ़ती है। Opening stock में कोई पैसा नहीं हिलता और किसी का बकाया नहीं बनता।
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Opening stock में Cost क्यों भरना ज़रूरी है?
App के अनुसार लागत शून्य रहे तो बिक्री के दिन से मुनाफ़ा ज़्यादा दिखेगा, इसलिए वह इसे माँगता है। पक्का भाव याद न हो तो अंदाज़ा सोच-समझकर भरिए।
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Opening stock में distributor का नाम भरना ज़रूरी है?
ज़रूरी नहीं है, क्योंकि इसमें कोई invoice नहीं होता। पर माल सिर्फ़ उसी distributor को लौटाया जा सकता है जिसका नाम उस पर लिखा हो, इसलिए याद हो तो भर दीजिए।
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Purchase order में rate और MRP क्यों नहीं भरते?
Order में सिर्फ़ दवाई और packs की गिनती होती है। Rate, batch, expiry, MRP और free माल distributor के होते हैं, इसलिए वे माल आने पर invoice से Receive के समय भरे जाते हैं।
Purchase order distributor को भेजने के लिए print कैसे करें?
Purchases के नीचे Purchase history में उस order की लाइन पर Print दबाइए। पूरी history को Export से Excel या PDF में भी निकाल सकते हैं।
Purchases पर Open orders, Awaiting goods और Pending payment का क्या मतलब है?
Open orders वे हैं जो अभी पूरे नहीं आए। Awaiting goods माल के इंतज़ार वाले orders की गिनती है। Pending payment वह रकम है जो distributors को अभी देनी बाक़ी है।
Receive में Net payable कौन सी रकम भरें?
Invoice के नीचे की अंतिम रकम। बकाया वही दर्ज होती है, app का अपना जोड़ नहीं। दोनों में फ़र्क़ हो तो save के बाद app संदेश में दोनों रकम बताता है।
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Invoice में free packs मिले हों तो Receive में कैसे भरें?
Quantity में सिर्फ़ वे packs भरिए जिनका invoice में पैसा लगा है, और Free वाले डिब्बे में मुफ़्त packs। Free packs stock में जुड़ते हैं पर उनका पैसा बकाये में नहीं जुड़ता। Inventory में ऐसे batch पर "incl. N free" लिखा दिखता है।
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Invoice नंबर पर "पहले से दर्ज" की चेतावनी आए तो क्या करें?
App बताता है कि इसी distributor का वही invoice नंबर पहले दर्ज है। देख लीजिए कि कहीं वही माल दोबारा तो नहीं चढ़ रहा। सही हो तो "Record it anyway" दबाइए, वरना "Let me check"।
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Order का आधा माल ही आया तो Receive कैसे करें?
जितना आया उतना भरकर Confirm receipt दबाइए। Order "Partly received" रहता है और बचे packs की गिनती लिखी रहती है। बाक़ी माल आने पर उसी लाइन पर "Receive the rest" दबाइए।
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Rep बिना order के माल दे गया तो Lekhavi में कैसे चढ़ाएँ?
Purchases में "Goods arrived without an order" दबाइए, distributor चुनिए, invoice नंबर और Net payable भरिए, Add line से माल की लाइनें जोड़िए और Add to stock दबाइए। Order की ज़रूरत नहीं पड़ती।
पूरा लेख: बिना order के माल आ गया: Goods arrived without an order →
बिना order वाली एंट्री Purchase history में कैसी दिखती है?
उस पर "direct" का निशान होता है और वह तुरंत "Received" मानी जाती है। Invoice की रकम बकाये में जुड़ती है और Pay से चुकाई जा सकती है।
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Inventory में expiry के अलग-अलग रंग का क्या मतलब है?
Expiry 90 दिन के अंदर हो तो भूरे-पीले (amber) रंग में, 30 दिन के अंदर या बीत चुकी हो तो लाल रंग में दिखती है। उसके नीचे बचे हुए दिन भी लिखे रहते हैं, जैसे "42d" या "10d ago"।
पूरा लेख: Inventory में expiry के रंग, low stock और खोज का इस्तेमाल →
कम बचा माल (low stock) कैसे देखें?
Dashboard के "Needs attention" में "batch(es) below 5 packs" की लाइन पर "see them" दबाइए। Inventory सिर्फ़ 5 packs से कम वाले batch दिखाता है। पूरी सूची के लिए "Show everything" दबाइए।
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Inventory की सूची Excel या PDF में कैसे निकालें?
Inventory के ऊपर Export दबाइए और Excel (.xlsx) या PDF चुनिए। जो खोज या फ़िल्टर लगा है उसी के हिसाब से सूची निकलती है। Purchases, Customers, Distributors, Ledger और Scrap register में भी Export बटन है; Returns में history के ऊपर है।
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